Ärger und unnötige Arbeit vermeiden

„So war das nicht vereinbart!“ – ein Missverständnis? Ob in der Arbeit, im Verein, in der Familie, täglich treffen wir Vereinbarungen, die Aufträge beinhalten. Und viel Raum für Interpretation. Der Beitrag soll helfen, weniger in Missverständnisse zu investieren und Ärger zu vermeiden.

Eine Landkarte für Aufgaben, Aufträge, Prozesse und Projekte

Was genau sind Aufträge? Aufgaben, Aufträge, Prozesse und Projekte haben unterschiedliche Innenleben. Es lohnt, sie zu unterscheiden, auch wenn es Überlappung gibt. Aufträge decken ein großes Feld im Miteinander ab.

• Aufgaben sind übernommene oder selbst gewählte, dauerhaft oder temporär geltende Anforderungen und ihre Umsetzung, um bestimmte Ziele zu erreichen. Sie können einfach, aber auch ganz schön kompliziert sein. Beispiele: Raum reservieren, Budget rechnen, …
• Prozesse sind sinnvoll, wenn es um Wiederholung geht. Ein einmal erarbeiteter und standardisierter Ablauf von Aufgaben zielt auf Optimierung und Sicherheit ab. Beispiele: Vorbereitung des Jahresabschlusses, Onboarding neuer Mitarbeiter*innen, Beschaffung von Verbrauchsmaterial, …
• Projekte werden eingesetzt, wenn es komplex und einzigartig wird. In übergreifender Zusammenarbeit arbeiten Menschen aus unterschiedlichen Bereichen auf ein Projektziel und Projektende hin. Arbeitspakete oder Teilprojekte und eine Innenorganisation strukturieren sie. Beispiele: ein neues Produkt wird entwickelt, ein neues Verfahren implementiert, …
• Aufträge können als eine Übereinkunft zwischen Personen zur Erreichung eines Zielzustandes angesehen werden. Im Rahmen von Projekten können Aufträge vereinbart werden. Ein Auftrag beinhaltet zwar oft mehr als eine Aufgabe, stellt jedoch selbst kein Projekt dar. Beispiele: Organisation der Weihnachtsfeier, Erarbeitung und Strukturierung eines Prozesses, Recherche im Rahmen einer Projektentwicklung, Verhandlung einer Vereinbarung, …

Sieben Fragen schaffen Klarheit

Gleich, in welcher Form Sie die Vereinbarung treffen – mündlich oder schriftlich, mit einer Checkliste oder ohne:  Wenn Sie die sieben Grundfragen abhandeln, vermeiden Sie Missverständnisse. Warum? Was? Wer? Wie? Wann? Wie viel? Wenn …?`Die zusätzlichen Fragen können Sie besprechen, es muss aber nicht jede Frage behandelt werden.

1. WARUM? Die Frage nach dem Sinn.
   Wie kommt es zu dem Auftrag (Treiber?) Welchen Wert hat der Auftrag für die Organisation? Welchen Beitrag leistet er für das Gesamte? Welche Folgen hätte es, wenn der Auftrag nicht/schlecht umgesetzt wird?
2. WAS? Die Frage nach Ziel und Inhalt.
   Was soll genau getan werden? Welches Ziel wird exakt angestrebt (Definition)? Welcher Ergebnistyp wird erwartet? Welche Abweichungen können akzeptiert werden (Spielraum)? Wann ist die Aufgabe „fertig“ (Definition of Done)?
3. WER? Die Frage nach dem sozialen Umfeld.
   Wen betrifft der Auftrag noch? Wer ist vom Ergebnis abhängig? Für wen macht das Ziel welchen Unterschied? Wer soll bei der Ausführung mithelfen? Welche Abhängigkeiten von anderen sehen wir? Wer ist einzubeziehen, wer zu informieren?
4. WIE? Die Frage nach Art und Mittel.
   Gibt es Vorgaben für die Vorgehensweise (unverzichtbare Unterlagen, Verfahren, Prozesse)? Gibt es einen Auftrag, der bereits von jemandem bearbeitet wurde und der berücksichtigt werden soll? Wie soll das Ganze aufbereitet werden? Welche Unterlagen/Daten/Informationen werden zur Lösung des Auftrags benötigt? Welche (Hilfs-)Mittel sollen eingesetzt werden?
5. WANN? Die Frage nach der Zeit.
   Wann soll der Auftrag abgeschlossen sein? Wann kann/muss mit dem Auftrag begonnen werden? Gibt es Meilensteine? Wann und wer soll über Zwischenergebnisse informiert werden (zeitlich oder nach Fortschritt)?
6. WOMIT? Die Frage nach den Ressourcen.
   Wie wird der (Arbeits-)Aufwand eingeschätzt? Welche Kosten dürfen entstehen (Budget)? Was braucht man zur Umsetzung (Entscheidungsbefugnisse, Software, Hardware, Passwörter, …)
7. WENN …? Die Frage nach Grenzen
   Welche Risiken und Schwierigkeiten sind zu erwarten? Rücksprache wird vereinbart, wenn/bevor …. Welche Alternativen werden vorab schon gesehen (Sicherungsüberlegungen)? Wenn-Dann-Plan: Wenn [Bedingung], dann [Handlung]

Einfaches Werkzeug

Ich arbeite gerne mit einem Canvas. In beliebiger Größe (A4 quer bis Pinnwand-Größe) werden in den Feldern entweder handschriftlich, digital oder mittels Post-it’s die Antworten festgehalten. Für alle, die es lieber der Reihe nach haben, können die Fragen natürlich auch in ein einfaches Word-Dokument kopiert und der Reihe nach beantwortet werden. Kopie an beide oder digital teilen. Fertig zum Losstarten!

Ich freue mich auf Rückmeldungen zu den Erfahrungen mit dem Instrument 😊

AUTORIN

Judith Kölblinger, MSc
Beraterin, Trainerin, Coach. Schwerpunkte Change Management, Großgruppen, Führungskräfte-Entwicklung, ZRM-Trainerin, Human-Ressource Business Partner, Teamentwicklung, Leadership, Resilienz.

HINWEIS

Der berufsbegleitende Universitätslehrgang Interpersonelle Kommunikation vermittelt in fünf Semestern aktuelle Kompetenzen für Beratung, Training, Coaching und Führung.

Der nächste Start ist am 26. März 2021. Wollen Sie am Laufenden bleiben? Schreiben Sie uns:
office@interpersonelle-kommunikation.com

Interesse geweckt? Wir würden uns freuen, Sie bei unserem nächsten Infoabend kennenzulernen.

HINWEIS AUF OFFENE LEHRVERANSTALTUNGEN

Beratungsinstrumente für die Auftragsklärung – für Personen,
22.-24.06.2020

LV-Leitung: Judith Kölblinger, MSc. Diese offene Lehrveranstaltung kann auch von Nicht-Studierenden besucht werden.

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Beratungsinstrumente für die Auftragsklärung – für Organisationen,
06.-08.07.2020

LV-Leitung: Mag. Guido Czeija. Diese offene Lehrveranstaltung kann auch von Nicht-Studierenden besucht werden.

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